Cải chính hộ tịch là một trong những thủ tục hành chính quan trọng giúp công dân sửa chữa những sai sót trong giấy tờ hộ tịch (như giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn...), đảm bảo thông tin cá nhân chính xác, phù hợp với thực tế. Thủ tục này được quy định rõ ràng tại luật hộ tịch 2014 (vẫn đang áp dụng đến nay, được hướng dẫn bởi các nghị định sửa đổi, bổ sung như nghị định 123/2015/NĐ-CP, nghị định 18/2026/NĐ-CP...) và đã được số hóa mạnh mẽ trên cổng dịch vụ công quốc gia.

Cải chính hộ tịch là gì?

Theo khoản 12 điều 4 luật hộ tịch 2014, cải chính hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền sửa đổi những thông tin hộ tịch của cá nhân trong trường hợp có sai sót khi đăng ký hộ tịch.

Cụ thể hơn, theo khoản 2 điều 7 nghị định 123/2015/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung), cải chính hộ tịch là việc chỉnh sửa thông tin cá nhân trong sổ hộ tịch hoặc trong bản chính giấy tờ hộ tịch và chỉ được thực hiện khi có đủ căn cứ xác định có sai sót do lỗi của:

• Công chức làm công tác hộ tịch;
• Người yêu cầu đăng ký hộ tịch.

Lưu ý quan trọng: Không được cải chính nhằm mục đích hợp thức hóa thông tin trên các giấy tờ cá nhân khác (CMND/CCCD, hộ chiếu, bằng cấp...) nếu không chứng minh được sai sót từ lúc đăng ký ban đầu.

Các trường hợp thường gặp cần cải chính hộ tịch

Một số lỗi phổ biến được phép cải chính bao gồm:

• Sai họ, chữ đệm, tên đệm, tên gọi;
• Sai ngày, tháng, năm sinh;
• Sai nơi sinh, giới tính;
• Sai thông tin cha, mẹ (họ tên, năm sinh, nơi cư trú...);
• Sai số định danh cá nhân hoặc các thông tin khác trên giấy khai sinh.

Điều kiện để được cải chính hộ tịch

Để được chấp nhận, người dân phải chứng minh được có sai sót thực sự từ thời điểm đăng ký ban đầu, thông qua các giấy tờ chứng minh như:

• Bản chính giấy khai sinh (hoặc giấy tờ hộ tịch liên quan);
• Giấy tờ chứng minh thông tin đúng (giấy chứng sinh bệnh viện, xác nhận của chính quyền địa phương, biên bản giám định ADN nếu cần, giấy tờ tùy thân cũ/mới...);
• Các tài liệu khác liên quan tùy trường hợp cụ thể.

Cơ quan hộ tịch sẽ kiểm tra, xác minh nếu cần (thời hạn tối đa 6 ngày làm việc nếu phải xác minh).

Thẩm quyền giải quyết cải chính hộ tịch

Theo điều 27 và điều 46 luật hộ tịch 2014:

- UBND cấp xã (xã, phường, thị trấn): Giải quyết cải chính cho người chưa đủ 14 tuổi (nơi đã đăng ký trước đây hoặc nơi cư trú).

- UBND cấp huyện (quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh): Giải quyết cho người từ đủ 14 tuổi trở lên cư trú trong nước.

- Trường hợp đăng ký ở nước ngoài: Cơ quan đại diện Việt Nam tại nước ngoài.

Thủ tục cải chính hộ tịch

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

• Tờ khai đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch (theo mẫu tại phụ lục thông tư 04/2020/TT-BTP hoặc mẫu mới nhất trên cổng dịch vụ công);
• Bản chính giấy tờ hộ tịch cần cải chính (giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn...);
• Giấy tờ chứng minh thông tin cần cải chính là đúng (giấy chứng sinh, xác nhận cư trú, giấy tờ tùy thân...);
• CCCD/hộ chiếu của người yêu cầu (xuất trình bản gốc).

Bước 2: Nộp hồ sơ

Có 3 hình thức:

- Trực tiếp: Tại UBND cấp xã/huyện hoặc trung tâm phục vụ hành chính công.

- Trực tuyến toàn trình: Truy cập dichvucong.gov.vn, tìm thủ tục “thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc”, điền tờ khai, tải file scan giấy tờ và nộp.

- Qua bưu chính: Gửi hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền.

Bước 3: Thời hạn giải quyết

- Thông thường: 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

- Nếu phải xác minh: Không quá 6 ngày làm việc.

Bước 4: Nhận kết quả

- Công chức hộ tịch ghi nội dung cải chính vào sổ hộ tịch và vào bản chính giấy tờ cũ (nếu có);

- Cấp trích lục hộ tịch mới cho người yêu cầu (miễn phí hoặc thu phí theo quy định).

Lệ phí cải chính hộ tịch

Thường miễn lệ phí nếu nộp trực tuyến hoặc thuộc trường hợp đặc biệt.

Nếu có thì thu theo mức quy định tại nghị định về phí, lệ phí hộ tịch (thay đổi thường thấp, khoảng vài chục nghìn đồng).

Lời khuyên khi thực hiện cải chính hộ tịch

- Nên chuẩn bị đầy đủ chứng cứ chứng minh sai sót từ gốc để tránh bị từ chối;

- Ưu tiên nộp trực tuyến qua cổng dịch vụ công quốc gia để tiết kiệm thời gian, theo dõi tiến độ dễ dàng.

- Nếu thông tin sai lệch lớn (liên quan ADN, cha mẹ…), có thể cần xác minh bổ sung hoặc giám định.

Cải chính hộ tịch không chỉ giúp giấy tờ “sạch sẽ” mà còn bảo vệ quyền lợi pháp lý của bạn trong học tập, việc làm, thừa kế, xuất nhập cảnh... Nếu đang gặp sai sót trên giấy khai sinh hoặc giấy tờ hộ tịch, bạn nên thực hiện sớm để tránh rắc rối lâu dài.

Nếu cần hỗ trợ cụ thể hơn về trường hợp của bạn, hãy cung cấp thêm thông tin để được tư vấn chi tiết!