Trích lục hộ tịch là một trong những thủ tục hành chính quan trọng, giúp công dân chứng minh các sự kiện hộ tịch như khai sinh, kết hôn, khai tử... Theo luật hộ tịch 2014 (số 60/2014/QH13), đây là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch đã đăng ký. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết về quy định trích lục hộ tịch, thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch theo quy định pháp luật hiện hành (cập nhật đến năm 2025).

Trích lục hộ tịch là gì?

Theo khoản 9 điều 4 luật hộ tịch 2014, trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục được cấp ngay sau khi đăng ký sự kiện hộ tịch.

Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm:

• Bản sao được cấp từ cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử;
• Bản sao được chứng thực từ bản chính.

Trích lục hộ tịch có giá trị pháp lý tương đương bản chính trong các giao dịch dân sự, hành chính (trừ trường hợp pháp luật quy định khác). Ví dụ: Trích lục khai sinh có thể dùng để làm thủ tục nhập học, xin việc, xuất nhập cảnh...

Các sự kiện hộ tịch phổ biến được cấp trích lục:

• Khai sinh;
• Kết hôn;
• Ly hôn;
• Khai tử;
• Nhận cha mẹ con;
• Thay đổi, cải chính hộ tịch...

Quy định pháp lý về trích lục hộ tịch

Luật hộ tịch 2014 là văn bản chính quy định về trích lục hộ tịch, được hướng dẫn chi tiết bởi:

• Nghị định 123/2015/NĐ-CP (quy định chi tiết thi hành luật hộ tịch);
• Thông tư 04/2020/TT-BTP (hướng dẫn mẫu tờ khai, cách ghi sổ hộ tịch);
• Các văn bản cập nhật khác như quyết định của Bộ tư pháp về thủ tục hành chính.

Theo điều 63 luật hộ tịch 2014, cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục về sự kiện hộ tịch của mình.

Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch bao gồm:

• UBND cấp xã/phường;
• UBND cấp huyện;
• Bộ tư pháp, Bộ ngoại giao;
• Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

Thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch mới nhất 2025

Thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch được thực hiện đơn giản, có thể trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến qua cổng dịch vụ công quốc gia:

1. Hồ sơ cần chuẩn bị:

• Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch (mẫu theo thông tư 04/2020/TT-BTP);
• Giấy tờ tùy thân (CCCD/hộ chiếu), xuất trình bản chính;
• Văn bản ủy quyền (nếu ủy quyền cho người khác, trừ một số trường hợp đặc biệt như đăng ký kết hôn).

Nếu là cơ quan/tổ chức yêu cầu: Văn bản nêu rõ lý do.

2. Nơi nộp hồ sơ:

• UBND cấp xã/phường nơi đăng ký hộ tịch trước đây hoặc bất kỳ UBND cấp xã nào (nhờ cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử liên thông);
• Trực tuyến: Tại dichvucong.gov.vn.

3. Trình tự thực hiện:

• Nộp hồ sơ, cơ quan tiếp nhận kiểm tra, tra cứu cơ sở dữ liệu hộ tịch.
• Nếu hợp lệ: Cấp ngay bản sao trích lục (thời gian thường không quá 3 ngày làm việc).
• Nếu cần xác minh: Có thể kéo dài nhưng không quá thời hạn quy định.

4. Lệ phí:

• Miễn lệ phí cho một số trường hợp (khai sinh, khai tử đúng hạn, người có công, hộ nghèo...).
• Các trường hợp khác: Theo quy định của HĐND tỉnh/thành phố (thường 8.000 - 10.000 đồng/bản).

5. Nhận kết quả:

• Trực tiếp tại cơ quan;
• Qua bưu chính;
• Trực tuyến (nếu đăng ký online).

Lưu ý khi làm thủ tục trích lục hộ tịch

• Trích lục hộ tịch không có thời hạn sử dụng;
• Nếu thông tin đã thay đổi (cải chính, bổ sung): Bản sao trích lục sẽ cập nhật nội dung mới nhất trong mục ghi chú;
• Đối với công dân Việt Nam ở nước ngoài: Có thể làm tại cơ quan đại diện Việt Nam;
• Nếu mất bản chính: Bản sao trích lục hoàn toàn thay thế được.

Trích lục hộ tịch là quyền lợi cơ bản của công dân, giúp bảo vệ thông tin nhân thân một cách minh bạch và tiện lợi. Nếu bạn gặp khó khăn trong thủ tục, hãy liên hệ trực tiếp UBND cấp xã hoặc truy cập cổng dịch vụ công để được hỗ trợ.

Nếu cần tư vấn cụ thể về trích lục khai sinh, trích lục kết hôn hoặc các loại khác, hãy liên hệ Công ty luật TNHH Chuẩn A để biết thêm chi tiết.