Khi chuẩn bị thành lập doanh nghiệp, rất nhiều cá nhân và nhóm sáng lập cần ký các hợp đồng quan trọng như thuê mặt bằng, mua thiết bị, thuê dịch vụ tư vấn pháp lý… trước khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Vậy những hợp đồng này có hiệu lực pháp lý không? Doanh nghiệp sau này có phải chịu trách nhiệm không? Bài viết dưới đây phân tích rõ ràng dựa trên điều 18 luật doanh nghiệp 2020 (luật số 59/2020/QH14, có hiệu lực từ 1/1/2021).

1. Hợp đồng trước đăng ký doanh nghiệp là gì?

Hợp đồng trước đăng ký doanh nghiệp (hay còn gọi là hợp đồng trước khi thành lập công ty) là các hợp đồng được ký kết trước hoặc trong quá trình nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, với mục đích phục vụ cho việc thành lập và chuẩn bị hoạt động của doanh nghiệp sắp được thành lập.

Đặc điểm chính:

• Một bên là người thành lập doanh nghiệp (cá nhân hoặc tổ chức chuẩn bị góp vốn, thành lập công ty theo khoản 25 điều 4 luật doanh nghiệp 2020);
• Mục đích phải phục vụ việc thành lập và hoạt động của doanh nghiệp (không phải mục đích cá nhân riêng lẻ);
• Tại thời điểm ký, doanh nghiệp chưa tồn tại tư cách pháp nhân.

2. Căn cứ pháp lý (điều 18 luật doanh nghiệp 2020):

“Điều 18. Hợp đồng trước đăng ký doanh nghiệp

1. Người thành lập doanh nghiệp được ký hợp đồng phục vụ cho việc thành lập và hoạt động của doanh nghiệp trước và trong quá trình đăng ký doanh nghiệp.
2. Trường hợp được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp phải tiếp tục thực hiện quyền và nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng đã ký kết quy định tại khoản 1 điều này và các bên phải thực hiện việc chuyển giao quyền, nghĩa vụ theo hợp đồng theo quy định của bộ luật dân sự, trừ trường hợp trong hợp đồng có thỏa thuận khác.
3. Trường hợp doanh nghiệp không được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, người ký kết hợp đồng theo quy định tại khoản 1 điều này chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng; trường hợp có người khác tham gia thành lập doanh nghiệp thì cùng liên đới chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng đó.”

Quy định này là bước tiến quan trọng so với luật doanh nghiệp 2014, giúp người sáng lập chủ động chuẩn bị mà không lo rủi ro pháp lý quá lớn.

3. Điều kiện để hợp đồng được công nhận hợp pháp:

Nếu thiếu một trong ba điều kiện trên, hợp đồng có thể không được chuyển giao cho doanh nghiệp và người ký sẽ chịu trách nhiệm cá nhân hoàn toàn.

4. Khi doanh nghiệp được cấp giấy chứng nhận đăng ký thì sao?

• Doanh nghiệp phải tiếp nhận toàn bộ quyền và nghĩa vụ từ các hợp đồng đã ký trước.
• Các bên phải thực hiện chuyển giao quyền, nghĩa vụ theo quy định của bộ luật dân sự 2015 (thường là ký phụ lục hợp đồng thay đổi bên ký từ cá nhân sang doanh nghiệp hoặc chuyển nhượng hợp đồng).
• Ngoại lệ, nếu hợp đồng ban đầu có điều khoản khác (ví dụ: Hợp đồng tự động chấm dứt nếu công ty không được thành lập hoặc không chuyển giao…) thì tuân theo thỏa thuận đó.

Đây là cơ sở pháp lý để các chi phí thuê văn phòng, mua sắm thiết bị… trước khi thành lập có thể được hạch toán, trừ chi phí hợp lý khi doanh nghiệp đi vào hoạt động.

5. Trường hợp không được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp:

• Người trực tiếp ký hợp đồng chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ;
• Nếu có nhiều người cùng tham gia thành lập, thì tất cả chịu trách nhiệm liên đới (các bên phải cùng trả nợ, bồi thường nếu có).

Quy định này bảo vệ bên thứ ba (chủ nhà cho thuê, nhà cung cấp…) tránh tình trạng “mất trắng” khi dự án thành lập công ty thất bại.

6. Các loại hợp đồng thường gặp trước khi đăng ký doanh nghiệp:

• Hợp đồng thuê trụ sở/văn phòng/kho bãi;
• Hợp đồng mua sắm máy móc, thiết bị, xe vận chuyển;
• Hợp đồng dịch vụ tư vấn pháp lý, kế toán, thành lập công ty;
• Hợp đồng thiết kế logo, website, bộ nhận diện thương hiệu;
• Hợp đồng đặt cọc mua nguyên vật liệu, hàng hóa đầu vào;
• Hợp đồng tuyển dụng/thỏa thuận lao động sơ bộ (nếu cần chuẩn bị nhân sự sớm);
• Hợp đồng vay vốn, hợp đồng tài trợ (một số trường hợp).

7. Lưu ý thực tế để giảm thiểu rủi ro:

• Luôn ghi rõ điều khoản: “Hợp đồng có hiệu lực và chuyển giao cho doanh nghiệp sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp”;
• Nêu tên doanh nghiệp dự kiến (nếu đã xác định) trong phần thông tin bên ký;
• Lưu giữ đầy đủ biên bản họp nhóm sáng lập, thỏa thuận góp vốn để chứng minh mục đích phục vụ doanh nghiệp;
• Sau khi nhận giấy phép, thực hiện chuyển giao hợp đồng ngay (thông báo cho đối tác, ký phụ lục thay đổi bên thực hiện);
• Ưu tiên ký các hợp đồng có điều khoản chấm dứt tự động hoặc hoàn tiền đặt cọc nếu công ty không được cấp phép;
• Kiểm tra kỹ mục đích sử dụng để đảm bảo được khấu trừ thuế, hạch toán chi phí sau này;
• Nên nhờ luật sư hoặc công ty dịch vụ thành lập doanh nghiệp rà soát hợp đồng trước khi ký.

Luật doanh nghiệp 2020 đã tạo hành lang pháp lý rõ ràng, linh hoạt cho việc ký hợp đồng trước đăng ký doanh nghiệp, giúp người sáng lập tiết kiệm thời gian, nắm bắt cơ hội kinh doanh sớm hơn. Tuy nhiên, để tránh tranh chấp và tối ưu chi phí thuế, cần soạn thảo và thực hiện chuyển giao hợp đồng một cách chuyên nghiệp, chặt chẽ.