Trong nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa tại Việt Nam, mối quan hệ lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động là một trong những mối quan hệ xã hội cơ bản, quan trọng nhất. Mối quan hệ này không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi kinh tế của các bên mà còn tác động mạnh mẽ đến sự ổn định, phát triển của toàn xã hội. Để đảm bảo thị trường lao động vận hành minh bạch, công bằng và bền vững, nhà nước đã ban hành bộ luật lao động năm 2019 (có hiệu lực từ ngày 1/1/2021) với nhiều sửa đổi, bổ sung mang tính đột phá. Nhằm giúp các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh nắm rõ hành lang pháp lý để vận hành đúng luật, bài viết này sẽ phân tích một cách toàn diện, chuyên sâu và chi tiết về định nghĩa, tư cách pháp lý, quyền lợi cũng như trách nhiệm, nghĩa vụ của người sử dụng lao động theo quy định pháp luật hiện hành.
Để hiểu rõ toàn bộ hệ thống quy định pháp lý điều chỉnh quan hệ lao động, trước hết chúng ta cần làm rõ khái niệm cốt lõi người sử dụng lao động là ai? Định nghĩa này là kim chỉ nam xác định đối tượng chịu sự điều chỉnh trực tiếp của các chế tài, quy định trong bộ luật lao động.
Căn cứ theo quy định tại khoản 2 điều 3 bộ luật lao động năm 2019, người sử dụng lao động được định nghĩa là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình hoặc cá nhân có thuê mướn, sử dụng lao động làm việc cho mình theo thỏa thuận. Quy định này cho thấy một góc nhìn mở rộng và bao quát của cơ quan lập pháp, không giới hạn người sử dụng lao động chỉ ở các thực thể kinh tế lớn như tổng công ty hay tập đoàn, mà bao gồm tất cả các chủ thể có phát sinh hành vi thuê mướn, trả lương cho người lao động dựa trên cơ sở tự nguyện và đồng thuận. Điều này đồng nghĩa với việc dù bạn là một tập đoàn đa quốc gia với hàng vạn nhân sự hay chỉ là một hộ kinh doanh cá thể thuê một nhân viên bán hàng, bạn đều mang tư cách pháp lý của người sử dụng lao động và phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật lao động.
Một chủ thể được xác định là người sử dụng lao động trong một quan hệ pháp luật cụ thể khi và chỉ khi hội tụ đầy đủ các dấu hiệu đặc trưng. Thứ nhất, phải có hành vi thuê mướn, sử dụng và quản lý lao động. Hành vi này thể hiện qua việc thiết lập một hợp đồng lao động (bằng văn bản, lời nói hoặc thông qua dữ liệu điện tử) quy định rõ công việc, thời gian và địa điểm làm việc. Thứ hai, phải có nghĩa vụ trả lương, tiền công và các chế độ đãi ngộ khác cho người lao động dựa trên kết quả công việc hoặc thời gian làm việc được thỏa thuận. Thứ ba, người sử dụng lao động có quyền quản lý, điều hành, giám sát quá trình lao động của người lao động; họ có quyền đưa ra các phán quyết, nội quy, quy chế mang tính bắt buộc trong phạm vi nơi làm việc mà người lao động phải phục tùng. Nếu thiếu đi yếu tố quản lý hoặc trả công, mối quan hệ đó có thể chỉ mang tính chất dân sự, học nghề hoặc tình nguyện, không thuộc phạm vi điều chỉnh của bộ luật lao động.
Pháp luật Việt Nam phân chia người sử dụng lao động thành nhiều nhóm chủ thể khác nhau dựa trên hình thức sở hữu, mục đích hoạt động và tư cách pháp lý. Sự phân chia này giúp cơ quan quản lý nhà nước áp dụng các quy định kiểm tra, giám sát phù hợp với đặc thù của từng loại hình:
Đây là nhóm người sử dụng lao động phổ biến nhất, đóng vai trò đầu tàu trong việc tạo ra công ăn việc làm cho xã hội. Nhóm này bao gồm các doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo luật doanh nghiệp (như công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh, doanh nghiệp tư nhân); các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội có thuê mướn lao động không phải là công chức, viên chức; các hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã thành lập theo luật hợp tác xã và các tổ chức nước ngoài, tổ chức quốc tế hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam có tuyển dụng lao động là người Việt Nam. Đặc trưng của nhóm này là có tư cách pháp nhân (trừ doanh nghiệp tư nhân), có cơ cấu tổ chức quản lý chặt chẽ, có nguồn tài chính độc lập và thường thiết lập quy chế nội bộ, nội quy lao động bằng văn bản quy chuẩn để quản lý hệ thống nhân sự phức tạp.
Bên cạnh các tổ chức kinh tế lớn, pháp luật lao động cũng điều chỉnh chặt chẽ nhóm người sử dụng lao động là hộ gia đình và cá nhân. Hộ gia đình có thể thuê mướn lao động để thực hiện các hoạt động sản xuất nông, lâm, ngư nghiệp, kinh doanh dịch vụ quy mô nhỏ hoặc thuê người giúp việc gia đình. Đối với cá nhân là người sử dụng lao động, bộ luật lao động năm 2019 quy định rõ điều kiện cá nhân phải là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, tức là người từ đủ 18 tuổi trở lên, không bị mắc các bệnh tâm thần hoặc bệnh khác dẫn đến mất, hạn chế năng lực hành vi dân sự. Người sử dụng lao động là cá nhân thường thuê mướn lao động cho các công việc mang tính chất thời vụ, ngắn hạn hoặc các dịch vụ cá nhân trực tiếp. Dù quy mô nhỏ và phương thức quản lý mang tính linh hoạt, ít thủ tục hành chính hơn, nhóm chủ thể này vẫn bắt buộc phải bảo đảm các tiêu chuẩn tối thiểu về lương thưởng, an toàn lao động và bảo hiểm theo quy định chung của pháp luật nhằm tránh tình trạng bóc lột hoặc vi phạm quyền lợi người lao động.
Để tạo điều kiện cho các doanh nghiệp, tổ chức chủ động trong hoạt động sản xuất, kinh doanh và tối ưu hóa năng suất, pháp luật không chỉ bảo vệ người lao động mà còn trao cho người sử dụng lao động những quyền hạn rất lớn và mang tính quyết định trong quản trị nhân sự. Các quyền lợi này được quy định cụ thể tại điều 6 bộ luật lao động năm 2019:
Quyền lợi đầu tiên và tối quan trọng của người sử dụng lao động là quyền tự do tuyển dụng lao động. Doanh nghiệp có toàn quyền quyết định về số lượng nhân sự cần tuyển, tiêu chuẩn trình độ chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm phù hợp với từng vị trí công việc mà không bị can thiệp áp đặt từ cơ quan nhà nước, miễn là không vi phạm các hành vi bị nghiêm cấm như phân biệt đối xử về giới tính, chủng tộc hay sử dụng lao động trẻ em trái quy định. Sau khi tuyển dụng, người sử dụng lao động có quyền bố trí, sắp xếp, phân công công việc, phân bổ nhân sự vào các phòng ban, bộ phận theo kế hoạch sản xuất kinh doanh của mình. Họ cũng có quyền điều hành, giám sát trực tiếp hoặc gián tiếp quá trình thực hiện công việc của nhân viên, đưa ra các chỉ thị, mệnh lệnh hợp pháp để định hướng người lao động hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.
Để duy trì kỷ cương, nề nếp và động viên tinh thần làm việc, pháp luật trao cho người sử dụng lao động quyền thiết lập hệ thống khen thưởng và chế tài xử lý kỷ luật. Người sử dụng lao động có quyền chủ động ban hành quy chế khen thưởng, quyết định các hình thức thưởng bằng tiền, hiện vật hoặc đề bạt thăng tiến cho những cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc, đóng góp lớn cho doanh nghiệp. Ngược lại, khi người lao động có hành vi vi phạm nội quy, quy chế, gây thiệt hại đến tài sản hoặc uy tín của đơn vị, người sử dụng lao động có quyền áp dụng các hình thức xử lý kỷ luật lao động theo quy định tại điều 124 bộ luật lao động 2019, bao gồm: Khiển trách; kéo dài thời hạn nâng lương không quá 6 tháng; cách chức hoặc sa thải. Quyền xử lý kỷ luật này giúp doanh nghiệp loại bỏ các nhân tố kém chất lượng, vô kỷ luật, bảo vệ trật tự nội bộ nhưng phải được thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục nghiêm ngặt do pháp luật quy định để tránh lạm quyền.
Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp không thể tránh khỏi những biến động về kinh tế hoặc sự thay đổi trong định hướng phát triển, dẫn đến nhu cầu thu hẹp quy mô sản xuất hoặc cắt giảm nhân sự. Để bảo vệ quyền tự chủ kinh doanh, điều 36 bộ luật lao động 2019 đã quy định cụ thể các trường hợp người sử dụng lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động một cách hợp pháp. Doanh nghiệp có thể chấm dứt hợp đồng khi người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo các tiêu chí đánh giá trong quy chế; khi người lao động bị ốm đau, tai nạn đã điều trị kéo dài quá thời hạn quy định mà khả năng lao động chưa hồi phục; do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bách nguy hiểm hoặc lý do bất khả kháng khác mà doanh nghiệp đã tìm mọi biện pháp khắc phục nhưng vẫn phải thu hẹp sản xuất hoặc khi người lao động không có mặt tại nơi làm việc sau thời hạn tạm hoãn hợp đồng. Quyền năng này là công cụ pháp lý đắc lực giúp người sử dụng lao động linh hoạt tái cơ cấu bộ máy, giảm thiểu rủi ro tài chính khi gặp khủng hoảng.
Không chỉ dừng lại ở phạm vi quản lý nội bộ doanh nghiệp, người sử dụng lao động còn có quyền liên kết, hợp tác với nhau trên bình diện xã hội. Họ có quyền thành lập, gia nhập và tham gia hoạt động của các tổ chức đại diện người sử dụng lao động, các hiệp hội doanh nghiệp, ngành nghề (ví dụ như Liên đoàn thương mại và công nghiệp Việt Nam - VCCI, các hiệp hội doanh nghiệp vừa và nhỏ, hiệp hội ngành hàng...). Việc tham gia các tổ chức này giúp người sử dụng lao động tập hợp tiếng nói, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình trong các mối quan hệ thương mại, tham gia đối thoại xã hội, thương lượng tập thể với các tổ chức đại diện người lao động ở cấp quốc gia hoặc cấp ngành, đồng thời đóng góp ý kiến xây dựng chính sách, pháp luật về lao động với nhà nước.
Quyền lợi luôn đi đôi với nghĩa vụ. Để đối trọng với những quyền hạn to lớn trong việc quản lý và điều hành lao động, đồng thời bảo vệ vị thế thường được coi là "yếu thế" hơn của người lao động, bộ luật lao động năm 2019 đã thiết lập một hệ thống nghĩa vụ cực kỳ chặt chẽ, toàn diện mà người sử dụng lao động bắt buộc phải thực thi:
Nghĩa vụ đầu tiên và mang tính nền tảng là người sử dụng lao động phải tôn trọng và thực hiện đúng, đầy đủ các cam kết, thỏa thuận đã ký kết trong hợp đồng lao động cá nhân và thỏa ước lao động tập thể. Doanh nghiệp không được tự ý thay đổi công việc, địa điểm làm việc, hạ mức lương hoặc cắt giảm các phúc lợi của người lao động một cách tùy tiện nếu không được sự đồng ý của họ (trừ một số trường hợp đặc biệt do thiên tai, dịch bệnh được chuyển làm công việc khác nhưng không quá 60 ngày làm việc cộng dồn trong một năm). Mọi hành vi vi phạm cam kết trong hợp đồng hoặc thỏa ước đều có thể dẫn đến các tranh chấp lao động phức tạp và khiến doanh nghiệp phải đối mặt với trách nhiệm bồi thường thiệt hại trước pháp luật.
Tiền lương là nguồn sống chính của người lao động, do đó pháp luật giám sát rất kỹ nghĩa vụ này của người sử dụng lao động:
- Bảo đảm mức lương tối thiểu: Người sử dụng lao động phải trả lương cho người lao động không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định trong từng thời kỳ. Lương phải được trả đúng hạn, đầy đủ và trực tiếp cho người lao động. Trong trường hợp đặc biệt phải trả chậm lương do lý do bất khả kháng, doanh nghiệp không được chậm quá 30 ngày và phải đền bù một khoản tiền ít nhất bằng tiền lãi của số tiền trả chậm tính theo lãi suất huy động tiền gửi kỳ hạn 1 tháng của ngân hàng thương mại nhà nước.
- Quy định về thời giờ làm việc: Người sử dụng lao động phải tuân thủ quy định về thời giờ làm việc bình thường (không quá 8 giờ trong 1 ngày và không quá 48 giờ trong 1 tuần).
- Tổ chức làm thêm giờ đúng luật: Khi có nhu cầu tổ chức làm thêm giờ (tăng ca), doanh nghiệp phải nhận được sự đồng ý tự nguyện của người lao động, bảo đảm số giờ làm thêm không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong 1 ngày, không quá 40 giờ trong 1 tháng và không quá 200 giờ trong 1 năm (một số ngành nghề đặc thù được phép làm thêm không quá 300 giờ nhưng phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc ủy ban nhân dân cấp tỉnh). Đồng thời, người sử dụng lao động phải trả tiền lương làm thêm giờ tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương thực trả theo công việc đang làm ít nhất bằng 150% vào ngày thường, 200% vào ngày nghỉ hằng tuần, và 300% vào ngày nghỉ lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương.
- Đảm bảo quyền nghỉ ngơi: Doanh nghiệp phải bố trí thời gian cho người lao động nghỉ hằng tuần (ít nhất 24 giờ liên tục), nghỉ phép năm có hưởng nguyên lương (từ 12 đến 16 ngày làm việc tùy thuộc vào điều kiện làm việc và tăng thêm theo thâm niên làm việc) và nghỉ các ngày lễ, tết theo quy định của nhà nước.
Con người là tài sản quý giá nhất của mọi tổ chức, vì vậy bảo vệ sức khỏe và tính mạng của người lao động tại nơi làm việc là nghĩa vụ pháp lý tối thượng của người sử dụng lao động. Doanh nghiệp có trách nhiệm xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các nội quy, quy trình, biện pháp bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động theo đúng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia. Người sử dụng lao động phải trang bị đầy đủ các phương tiện bảo vệ cá nhân đạt chuẩn (như quần áo bảo hộ, mũ, găng tay, mặt nạ chống độc...) cho người lao động làm việc trong môi trường có yếu tố nguy hiểm, độc hại. Hằng năm, doanh nghiệp phải tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho người lao động, đặc biệt là lao động nữ, người lao động cao tuổi, lao động là người khuyết tật và người làm các công việc nặng nhọc, độc hại. Khi xảy ra tai nạn lao động hoặc sự cố kỹ thuật gây mất an toàn, người sử dụng lao động phải kịp thời tổ chức cấp cứu, khắc phục hậu quả, khai báo với cơ quan chức năng, tiến hành điều tra và thực hiện đầy đủ các chế độ bồi thường, trợ cấp cho người lao động bị tai nạn theo đúng quy định tại luật an toàn, vệ sinh lao động.
Để xây dựng lưới an sinh xã hội vững chắc, pháp luật quy định đóng bảo hiểm là nghĩa vụ bắt buộc, không thể trốn tránh của người sử dụng lao động. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, người sử dụng lao động phải lập hồ sơ và tiến hành đóng các loại bảo hiểm bao gồm: Bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc, bảo hiểm y tế (BHYT) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) cho người lao động theo tỷ lệ trích đóng quy định trên nền tiền lương đóng BHXH. Việc trốn đóng, chậm đóng hoặc chiếm dụng tiền đóng bảo hiểm của người lao động không chỉ bị xử phạt vi phạm hành chính với số tiền rất lớn, bị tính lãi chậm đóng, mà trong những trường hợp nghiêm trọng, cấu thành tội phạm, người đứng đầu doanh nghiệp có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự về tội trốn đóng BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động theo quy định của bộ luật hình sự.
Mối quan hệ lao động phải được xây dựng trên nền tảng tôn trọng lẫn nhau. Người sử dụng lao động tuyệt đối không được có các hành vi ngược đãi, cưỡng bức lao động, xúc phạm danh dự, nhân phẩm hoặc có hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc đối với người lao động. Bộ luật lao động 2019 định nghĩa rõ ràng và nghiêm cấm hành vi quấy rối tình dục dưới mọi hình thức (bằng lời nói, hành động hoặc phi ngôn ngữ) và yêu cầu người sử dụng lao động phải xây dựng, ban hành quy chế phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc. Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải tôn trọng quyền tự do thành lập, gia nhập và tham gia hoạt động tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (như công đoàn cơ sở hoặc tổ chức của người lao động tại doanh nghiệp); không được có các hành vi phân biệt đối xử, cản trở hoặc can thiệp trái pháp luật vào hoạt động hợp pháp của tổ chức này.
Bên cạnh các nghĩa vụ trực tiếp với người lao động, người sử dụng lao động còn phải thực hiện các nghĩa vụ quản lý hành chính đối với nhà nước:
- Lập và quản lý sổ quản lý lao động: Phải lập, cập nhật và quản lý sổ quản lý lao động (bằng giấy hoặc bản điện tử) kể từ ngày bắt đầu hoạt động, ghi nhận đầy đủ thông tin về họ tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, loại hợp đồng lao động, thời điểm bắt đầu và chấm dứt làm việc của từng nhân sự.
- Báo cáo tình hình sử dụng lao động: Định kỳ 6 tháng và hằng năm, doanh nghiệp phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở lao động, thương binh và xã hội hoặc cơ quan chuyên môn được ủy quyền.
- Thực hiện quy chế dân chủ tại cơ sở: Người sử dụng lao động phải xây dựng và thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc, định kỳ tổ chức đối thoại tại nơi làm việc ít nhất 1 lần trong một năm hoặc khi có yêu cầu của các bên để chia sẻ thông tin, tăng cường sự hiểu biết, giải quyết kịp thời các vướng mắc, tâm tư nguyện vọng của tập thể lao động, từ đó phòng ngừa và hạn chế tối đa các cuộc đình công, tranh chấp lao động tập thể bất hợp pháp.
Việc không nắm rõ hoặc cố tình vi phạm các quy định của bộ luật lao động sẽ đẩy doanh nghiệp vào những rủi ro pháp lý vô cùng nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền, sự sống còn và uy tín thương hiệu của đơn vị trên thị trường:
Khi cơ quan thanh tra sở lao động, thương binh và xã hội hoặc các cơ quan chức năng tiến hành thanh tra, kiểm tra và phát hiện sai phạm, người sử dụng lao động sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo các quy định tại nghị định số 12/2022/NĐ-CP. Mức xử phạt tiền được quy định rất cao và mang tính răn đe mạnh mẽ đối với các hành vi phổ biến như: Vi phạm quy định về giao kết hợp đồng lao động (ký sai loại hợp đồng, không giao hợp đồng cho nhân viên); vi phạm quy định về tiền lương (trả lương thấp hơn mức tối thiểu vùng, chậm trả lương không đền bù); vi phạm quy định về thời giờ làm việc, làm thêm giờ quá tải; không bảo đảm các tiêu chuẩn về an toàn, vệ sinh lao động hoặc không đóng bảo hiểm cho người lao động. Đáng chú ý, mức phạt tiền đối với tổ chức, doanh nghiệp luôn bằng 2 lần mức phạt tiền đối với cá nhân cho cùng một hành vi vi phạm, có thể lên tới hàng trăm triệu đồng đối với các sai phạm mang tính hệ thống.
Ngoài việc bị phạt tiền nộp vào ngân sách nhà nước, người sử dụng lao động còn phải gánh chịu trách nhiệm dân sự khắc phục hậu quả đối với người lao động. Ví dụ, nếu doanh nghiệp đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật, theo điều 41 bộ luật lao động 2019, doanh nghiệp phải nhận người lao động trở lại làm việc theo hợp đồng đã giao kết; phải trả tiền lương, đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế trong những ngày người lao động không được làm việc và phải bồi thường thêm cho người lao động một khoản tiền ít nhất bằng 2 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động. Trường hợp người lao động không muốn quay lại làm việc, doanh nghiệp phải trả thêm trợ cấp thôi việc và một khoản tiền bồi thường bổ sung do hai bên thỏa thuận. Những khoản chi phí bồi thường này thường vô cùng lớn, có thể gây thâm hụt tài chính nặng nề cho các doanh nghiệp, đặc biệt là khi phải bồi thường cho các nhân sự cấp cao có mức lương khủng.
Đây là chế tài nghiêm khắc nhất mà các nhà quản lý doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý. Bộ luật hình sự năm 2015 (sửa đổi, bổ sung năm 2017) đã tội phạm hóa nhiều hành vi vi phạm nghiêm trọng trong quan hệ lao động nhằm bảo vệ tối đa quyền lợi của người dân. Cụ thể:
- Tội trốn đóng bảo hiểm (điều 216): Người nào có nghĩa vụ đóng BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động mà gian dối hoặc bằng thủ đoạn khác để không đóng hoặc không đóng đầy đủ theo quy định từ 6 tháng trở lên, đã bị xử phạt hành chính mà còn vi phạm, thì có thể bị phạt tiền đến 1 tỷ đồng hoặc phạt tù từ 1 năm đến 7 năm. Pháp nhân thương mại phạm tội này có thể bị phạt tiền lên đến 3 tỷ đồng.
- Tội vi phạm quy định về an toàn lao động (điều 295): Nếu doanh nghiệp vi phạm quy định về an toàn lao động, vệ sinh lao động dẫn đến tai nạn chết người hoặc gây thương tích nghiêm trọng cho người lao động, người chịu trách nhiệm trực tiếp trong doanh nghiệp có thể bị phạt tù đến 12 năm và doanh nghiệp có thể bị đình chỉ hoạt động có thời hạn hoặc vĩnh viễn.
Để phòng ngừa rủi ro pháp lý, xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, hài hòa và gia tăng vị thế cạnh tranh trên thị trường tuyển dụng, các doanh nghiệp, tổ chức với tư cách là người sử dụng lao động nên chủ động triển khai các giải pháp mang tính chiến lược sau đây:
Doanh nghiệp cần đầu tư thời gian và nguồn lực để xây dựng một hệ thống văn bản quản lý nhân sự bài bản, đúng quy định pháp luật và phù hợp với thực tế hoạt động của mình. Hệ thống này bao gồm: Các mẫu hợp đồng lao động chuẩn hóa cho từng nhóm đối tượng; nội quy lao động được đăng ký hợp pháp với cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh; thỏa ước lao động tập thể với nhiều điều khoản có lợi hơn cho người lao động so với quy định tối thiểu của luật; quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc định kỳ công bằng, minh bạch và quy chế khen thưởng, kỷ luật rõ ràng. Việc chuẩn hóa các văn bản này là cơ sở pháp lý vững chắc giúp doanh nghiệp tự bảo vệ mình khi xảy ra các tranh chấp lao động tại tòa án.
Pháp luật lao động và các văn bản hướng dẫn thi hành (nghị định, thông tư) thường xuyên được sửa đổi, bổ sung, điều chỉnh để đáp ứng sự thay đổi nhanh chóng của nền kinh tế. Do đó, bộ phận quản trị nguồn nhân lực (HR) và ban điều hành doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật các chính sách mới, tham gia các buổi hội thảo chuyên đề hoặc tham vấn ý kiến từ các chuyên gia pháp lý, luật sư chuyên về mảng lao động. Đồng thời, doanh nghiệp nên tổ chức các khóa đào tạo, phổ biến kiến thức về quyền lợi, nghĩa vụ cũng như nội quy công ty cho toàn thể người lao động ngay từ khi họ mới vào làm việc (onboarding), nhằm nâng cao nhận thức, sự thấu hiểu và tính tuân thủ của nhân viên, giảm thiểu xung đột nội bộ do hiểu lầm quy định.
Trong kỷ nguyên số, việc quản lý lao động bằng các phương thức thủ công truyền thống (sổ sách, excel) không chỉ tốn thời gian mà còn dễ dẫn đến sai sót, nhầm lẫn trong tính toán lương thưởng, chấm công, quản lý ngày phép hoặc trích đóng bảo hiểm. Doanh nghiệp nên chủ động ứng dụng các phần mềm quản trị nguồn nhân lực tổng thể (HRM). Các công cụ công nghệ này giúp tự động hóa quy trình chấm công, tính toán tiền lương làm thêm giờ chính xác theo đúng thuật toán pháp luật quy định, lưu trữ hồ sơ lao động điện tử một cách khoa học, bảo mật và nhắc nhở thời hạn gia hạn hợp đồng, thời hạn đóng bảo hiểm. Qua đó, người sử dụng lao động vừa tiết kiệm được chi phí vận hành, vừa đảm bảo tính chính xác tuyệt đối, minh bạch dữ liệu, sẵn sàng cung cấp hồ sơ sạch cho các đoàn thanh tra liên ngành bất cứ lúc nào.
Giải pháp bền vững nhất để duy trì một mối quan hệ lao động ổn định, tiến bộ không nằm ở các chế tài ép buộc mà nằm ở sự thấu hiểu và chia sẻ. Người sử dụng lao động nên chủ động phối hợp với ban chấp hành công đoàn cơ sở để tạo ra nhiều kênh lắng nghe ý kiến, tâm tư, nguyện vọng của nhân viên một cách thường xuyên, không chỉ đợi đến kỳ đối thoại định kỳ hằng năm. Hãy xây dựng một văn hóa doanh nghiệp cởi mở, nơi người lao động cảm thấy tiếng nói của mình được tôn trọng, đóng góp của mình được ghi nhận xứng đáng và sức khỏe, sự an toàn của mình luôn được đặt lên hàng đầu. Khi người lao động cảm thấy hạnh phúc, gắn kết và coi doanh nghiệp như ngôi nhà thứ hai, họ sẽ tự nguyện cống hiến hết mình, gia tăng năng suất lao động và cùng doanh nghiệp vượt qua mọi giông bão của thị trường.
Hiểu rõ định nghĩa, quyền lợi và nghĩa vụ của người sử dụng lao động theo quy định của bộ luật lao động năm 2019 không chỉ là điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp hoạt động hợp pháp, tránh các án phạt nặng nề, mà còn là chìa khóa vàng để quản trị nguồn nhân lực hiệu quả. Quyền lợi trao cho doanh nghiệp công cụ để quản lý, điều hành và bứt phá; trong khi nghĩa vụ đặt ra ranh giới đạo đức và pháp lý để bảo vệ con người, duy trì sự cân bằng của mối quan hệ lao động. Hy vọng những phân tích chuyên sâu và toàn diện trong bài viết này đã cung cấp cho quý độc giả, các nhà quản lý và chủ doanh nghiệp một cái nhìn sắc nét, thực tế và thấu đáo, từ đó tự tin vận hành tổ chức tuân thủ pháp luật, hướng tới sự phát triển thịnh vượng và bền vững trong tương lai.
Chủ nhật và các ngày lễ nghỉ.
